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aus anderen Ausschüssen

Niederchrift der Schulverbandssitzung am 18.7.19

sitzungderschulverbandsversammlung20190718nied.pdf [125 KB]



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Niederschrift der Schulverbandssitzung am 16.5.19

sv20190516niederschrift.pdf [98 KB]



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Niederschrift Gemeinschaftsversammlung am 4.12.18

sitzungdergemeinschaftsversammlungdervgemmarge.pdf [130 KB]



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Gemeinschaftsversammlung am 4.12.18

Tagesordnung:

1 Jahresrechnung 2017 - Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen - Feststellung der Jahresrechnung - Entlastung
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung vom 17.10.2018 die Jahresrechnung 2017 und die Haushaltsüberschreitungen geprüft. Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses wird in der Sitzung über die Prüfung berichten.
Auf die Anlagen wird verwiesen.
fv1902018rechenschaftsberichtmitanlagen.pdf [408 KB]

2 Haushalt 2019 - Erlass der Haushaltssatzung und Beschluss des Haushaltsplans - Beschluss des Finanzplans
Der Entwurf des Haushaltsplans 2019 mit Vorbericht, Anlagen und Finanzplan wurde mit der Sitzungsladung zugestellt. Die Vorlagen werden in der Sitzung durch den Kämmerer erläutert.

3 Rathaus Margetshöchheim - Aufteilung der Reinigungskosten zwischen Gemeinde und Verwaltungsgemeinschaft
Die Reinigung des Rathauses Margetshöchheim erfolgt durch die bei der Gemeinde Margetshöchheim angestellte Hausmeisterin.
Da sich die Arbeiten kaum direkt abgrenzen und zuordnen lassen, wird eine pauschalierte jährliche Abrechnung vorgeschlagen, mit einem festen Abrechnungsschlüssel, der festzulegen ist.
Nach einer Flächenermittlung aus dem Jahr 2013 beträgt die Fläche der VGem 470,60 m² (58,88 %) und die Fläche der Gemeinde 328,60 m² (41,12 %). – Von den Fensterflächen entfallen 69,20 m² (46,73 %) auf die VGem und 78,88 (53,27 %) m² auf die Gemeinde. Der Reinigungsaufwand im Bereich der VGem ist durch die intensivere Nutzung etwas höher als für den Bereich der Gemeinde.

4 Informationen und Termine



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Niederschrift Schulverband am 3.12.18

sitzungderschulverbandsversammlung20181203nied.pdf [103 KB]



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Schulverbandssitzung am 3.12.18

Bei der letzten Schulverbandssitzung des Jahres wurde u.a. der Haushalt für unsere Verbandsschule für das Jahr 2019 verabschiedet. In diesen werden auch 270000 Euro für die Verbesserung des Brandschutzes eingestellt. Mittlerweile wurde die Schule von Brandschutzplanern begangen und ein Maßnahmenkatalog erstellt, welcher in den kommenden Monaten in Zusammenarbeit mit einem Architekturbüro abgearbeitet werden soll. Nach Abschluss der Maßnahmen wird das Gebäude nicht nur über eine Brandmeldeanlage, sondern auch über Außentreppen verfügen, so dass auch ein 2. Rettungsweg zur Verfügung steht.



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Niederschrift Gemeinschaftsversammlung 25.10.18

sitzungdervgem20181025niederschriftbuergerinfo.pdf [138 KB]



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Sitzung der Gemeinschaftsversammlung am 25.10.18

Tagesordnung:

1 Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2012 - 2017
Die Jahresrechnungen 2012 – 2017 der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim wurden in der Zeit vom 26.07.2018 bis 14.08.2018 von der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Würzburg überörtlich geprüft. Der Prüfbericht mit seinen Anlagen und dem Schreiben der Rechtsaufsicht befindet sich in der Vorlage für die Ausschussmitglieder. Textziffern haben sich nicht ergeben.
Die erforderliche Dienstanweisung für den Einsatz und die Benutzung der EDV-Systeme wird zeitnah erlassen.
Beschluss:
Der Prüfbericht vom 05. Oktober 2018 der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Würzburg über die Prüfung der Jahresrechnungen 2012 – 2017 wiurde vollinhaltlich zur Kenntnis genommen. Die Anregungen und Hinweise werden künftig beachtet. (mit 5:0 beschlossen)

2 Überörtliche Kassenprüfung 2018
Am 17.07.2018 wurde die Kasse der Verwaltungsgemeinschaft überörtlich geprüft. Textziffern haben sich nicht ergeben. Der Prüfbericht mit seinen Anlagen und dem Schreiben der Rechtsaufsicht befindet sich in der Vorlage für die Ausschussmitglieder. Die Aktualisierung der Dienstanweisung erfolgt kurzfristig nach dem anstehenden Personalwechsel.
Beschluss:
Der Prüfbericht vom 05. Oktober 2018 der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Würzburg über die überörtliche Prüfung der Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim wurde vollinhaltlich zur Kenntnis genommen. Die Anregungen und Hinweise werden künftig beachtet. (mit 5:0 beschlossen)
3 Vollzug der DSGVO, Vertrag zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten
Im Vollzug der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gefordert. Bisher wurde diese Aufgabe dem Geschäftsleiter im Rahmen des Geschäftsverteilungsplanes zugeordnet. Diese Aufgabenkombination ist jedoch rechtlich unzulässig, da es hierbei zu Interessenskonflikten kommen kann. Die Meldung eines Datenschutzbeauftragten ist bis 30.09.2018 gefordert.
Darüber hinaus haben sich die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die einem Datenschutzbeauftragten zukommen, durch die zunehmende digitale Verarbeitung persönlicher Daten und der damit einhergehenden rechtlichen Rahmenbestimmungen (DSGVO, Informationssicherheitskonzept etc.) erheblich verändert.
Viele Gemeinden machen daher von der Möglichkeit Gebrauch, einen speziell ausgebildeten externen Datenschutzbeauftragten mit diesen Aufgaben zu betrauen.
Das Kommunalunternehmen unterstützt den Wunsch mehrerer Gemeinden und bietet diese Leistung den interessierten Gemeinden an. Auf den beiliegenden Vertragsentwurf wird Bezug genommen. Die Kosten belaufen sich für die Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim auf 393,28 € / Monat netto. Ein Kostenvergleich wurde durchgeführt. Die Vertragsdauer läuft bis 31.12.2023 mit anschließender jährlicher Kündigungsfrist.
ha5532018vertragkudatenschutzbeauftragter.pdf [125 KB]
Beschluss:
Die Gemeinschaftsversammlung stimmte einstimmig dem Abschluss des Vertrages mit dem Kommunalunternehmen des Landkreises Würzburg (KU) zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten zu.

4 Informationen und Termine
- Empfehlung des BayStMI zur Höhe des Erfrischungsgeldes (§ 9 Abs. 2 LWO) zur Landtagswahl 2018: 40.- €, (bei zusätzlichem Volksentscheid 45.- €).
einstimmig angenommen

- Bestandsanalyse der GKDS zur Umsetzung der DSGVO
ha5152018margetshoechheimgkdsbestandsaufnahme.pdf [550 KB]

5 Anschaffung einer neuen Telefonanlage
Die Gemeinschaftsversammlung stimmte der Anschaffung einer serverbasierenden Telefonanlage der Telekom zum Preis von 8909,28 € einstimmig zu.



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VG-Sitzung am 4.6.18

Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der VGem Margetshöchheim am 4.6.18

Tagesordnung:

1 Vergabe des Auftrages für die Erneuerung der Serverausstattung

Für die Erneuerung der ca. 8 Jahre alten Serverausstattung, die im Haushalt mit 67.000.- € veranschlagt ist, liegen Angebote der Firmen MR Datentechnik und Living Data vor. Die Fa. MR - Datentechnik bietet zwei unterschiedliche Konzepte an:
 Eine Lösung mit zwei Servern und einem zentralen Storage für ca. 43.000.- € sowie

 eine 2 Server-Lösung (ohne Storage) mit knapp 28.000.- €:

Die jeweiligen Vor- und Nachteile dieser beiden Varianten werden in der Sitzung von Herrn Wiessler, MR-Datentechnik dargestellt. Daneben ist die Beschaffung eines neuen Serverschrankes erforderlich, der unabhängig von den Varianten mit Kosten von 1.576,75 € veranschlagt wird.
Die Kosten der Dienstleistung, Installation und Konfiguration werden mit ca. 14.600.- € bei geschätzter Zeit von 20 Manntagen veranschlagt. Die Abrechnung erfolgt nach Zeitaufwand. Das ebenfalls im Haushalt mit 4.000.- € veranschlagte Backup-Konzept wird voraussichtlich durch die Erneuerung der Serverausstattung hinfällig.
Die Fa. Living Data bietet in Zusammenarbeit mit der AKDB ein wesentlich umfassenderes, modulares Konzept „Next Generation Outsourcing (NextGO)„ an. Dieses aus verschiedenen, einzeln wählbaren Bausteinen bestehende Konzept beinhaltet neben der Erneuerung der Serverausstattung weitere Zusatzleistungen wie das Plattform Management, Backup Management, Dokumentation und Notfallhandbuch sowie auch das Client Management als Option. Der wesentlich andere Ansatz liegt darin, durch das Outsourcing die komplette Betreuung der IT einschließlich Sicherung und Dokumentation auf die Living Data zu übertragen.
Die Gemeinschaftsversammlung entschied sich einstimmig für das Angebot der MR-Datentechnick mit Gesamtkosten von etwa 60.000 €.
Die Gemeinschaftsversammlung stimmte außerdem der Anpassung der Elektronikversicherung auf 1.700 € zu.

2 Einführung eines Web-basierten Zeiterfassungssystems für Bauhöfe und Außenstellen
Wie im Haushalt der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim vorgesehen, wurden Angebote für die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems eingeholt. Der Anbieter, der für die Mitarbeiter im Rathaus Margetshöchheim die bereits vorhandene Zeiterfassung installiert hat, die Fa. Time iX, Bad Steben, hat das günstigste Angebot für ein WEB-basiertes System angeboten. Mit den zusätzlichen Modulen ist eine Zeit- und Kontenbuchung über APP möglich. Da die Software bereits bekannt ist, ist auch die Einführung in die zusätzlichen Module „Auftrag/Projekt„ und „Zulagen/Zeitzuschläge„ leichter umzusetzen.
Die Kosten belaufen sich auf etwa 2.000.- € brutto incl. Schulung und Installation für die VGem Margetshöchheim. Weiterhin kommen jährliche Kosten in Höhe von 300.- € netto für den Updatevertrag und den Cloud-Service hinzu. Über das vorliegende Angebot wurden die beiden Gemeinden bereits informiert, der Auftrag wurde daher bereits vergeben.
Diese Lösung ermöglicht den Mitarbeitern im Bauhof, mobil vor Ort mit wenigen Klicks Arbeitsbeginn und -ende sowie die jeweiligen Arbeiten einzubuchen und immer aktuell die eigenen Zeitkonten einzusehen. In der Personalverwaltung werden Arbeitszeiten für die Übertragung der handschriftlich geführten Listen in Excel-Dateien eingespart.
Durch die Angabe der Geodaten bei jeder Buchung können Teamleiter und die Beschäftigten untereinander den jeweiligen Beschäftigungsort erkennen. Diese Funktion erlaubt aus datenschutzrechtlichen Gründen jedoch nicht, ein Bewegungsprofil zu erstellen, was auch letztlich nicht gewünscht wird. Die Zusatzmodule bieten weitere Optionen wie die Erfassung von Zeitzuschlägen, Bereitschaftsdiensten, Sonntagszuschlägen sowie Urlaubs- und Freistellungsanträge im Workflow.
Weitere organisatorische Maßnahmen wie die Zuständigkeiten für Korrekturbuchungen wären noch intern abzustimmen.
einstimmig gebilligt

3 Erneuerung der Telefonanlage im Rahmen der Umstellung auf VoIP
Durch die von der Telekom angekündigte Umstellung aller Telefonanlagen auf VoIP ist eine Umrüstung der im Jahr 2010 / 2011 gekauften analogen Telefonanlage „T-Octopus F 400„ (Anschaffungskosten ca. 8.800.- € netto) erforderlich.
Die Umrüstungskosten („LAN-Baugruppe„) werden lt. Auskunft der Telekom auf ca. 2.700.- € geschätzt.
Wir haben hierzu die Fa. i can Eckert, Würzburg im Zusammenhang mit der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Einwohnermeldeamt um Prüfung der Telefonanlage und um ein Angebot gebeten. Die Fa. i Can Eckert hat aufgrund des anstehenden Umrüstungsbedarfs empfohlen, die Telefonanlage auszutauschen und ein Kommunikationssystem auf neuem Standard zu erwerben. Hierzu liegt ein Angebot für ein modernes Kommunikationssystem „OpenScape Business„ bei, welches mittels Outlook-Plugin deutlich umfangreichere Funktionen und ein komfortableres Telefonieren ermöglicht.
Zu nennen sind hier insbesondere die automatische Weitervermittlung, individuelle Ansagen bei Abwesenheit, Faxfunktion, Verknüpfung mit Outlook-Kalender, Favoritenliste, das Wählen per Mausklick, Anrufjournal, statusbezogene Umleitung auf Mobiltelefon, Sprach- und Faxbox, Darstellung Präsenzstatus und viele weitere nützliche Funktionen.
Die an den jeweiligen Arbeitsplätzen vorhandenen Endgeräte können weiter verwendet werden.
Die Kosten belaufen sich bei einem Kauf auf 4.552,57 € netto zzgl. Installationskosten in Höhe von 1.057,35 € sowie Kleinmaterial nach Aufwand.
Die Kosten der Wartung belaufen sich auf 37,94 € monatlich. Bei einer Miete werden 113,81 € (netto) pro Monat bei 5-jähriger Laufzeit berechnet. Im Falle einer Vorauszahlung einer Jahresmiete (1.365,72 €) verringert sich die Mietrate auf 87,55 € monatlich.
Es wurde einstimmig beschlossen, dass vor der endgültigen Entscheidung noch weitere Angebote eingeholt werden sollen.

4 Beschaffung alternativ Leasing eines Kopierers
Der Kopierer im 1. OG wird heuer 10 Jahre alt und bereitet zunehmend Probleme. Insbesondere kann die Locherfunktion des Finishers nicht mehr repariert werden, weil die erforderlichen Ersatzteile nicht mehr lieferbar sind.
Daher ist eine Ersatzbeschaffung erforderlich. Im Haushalt sind dafür 8.000 € veranschlagt. Alternativ wäre auch ein Leasingvertrag möglich. Die Beschaffung soll wie bisher wieder mit einem Wartungsvertrag verknüpft werden.
Es wurde einstimmig beschlossen, dass ein neuer Kopierer angeschafft werden soll. Die Verwaltung soll hierfür Angebote einholen.

5 Verkehrsüberwachung in der Gemeinde Erlabrunn, Abschluss einer Zweckvereinbarung mit dem Markt Zell sowie Dienstleistungsvereinbarungen mit den Firmen gGKVS und K & B Kommunale
Die Gemeinde Erlabrunn beabsichtigt, in Kürze die Überwachung des ruhenden und des fließenden Verkehrs durchführen zu lassen. Hierzu müssen Vereinbarungen mit den jeweiligen Dienstleistern, der Fa. gGKVS (fließender Verkehr) und der Fa. K & B (ruhender Verkehr) geschlossen werden. Die Angebote der beiden Dienstleister liegen bei. Der Gemeinderat der Gemeinde Erlabrunn hat in der Sitzung am 03.05.18 vorgeschlagen, mit der Fa. K & B Kommunale einen Vertrag mit 10 Std./Woche und mit der Fa. gGKVS einen Vertrag mit 9 Std./Woche abzuschließen.
Die erforderliche Zweckvereinbarung mit dem Markt Zell, in welcher die Tätigkeit der Verwarnungs- und Bußgeldstelle geregelt wird, liegt den Unterlagen ebenfalls bei. Sie ist, wie die Vereinbarungen mit K & B sowie der gGKVS mit der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim abzuschließen, da es sich hier um Tätigkeiten im übertragenen Wirkungskreis handelt.
Hieraus anfallende Kosten werden jedoch der Gemeinde Erlabrunn zugeordnet, wobei alle außerhalb der Zweckvereinbarung anfallenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Terminabstimmung, Festlegung der Messorte, Verbuchung und Vereinnahmung der Buß- und Verwarnungsgelder über das Personal der VGem Margetshöchheim abgewickelt werden müssen. Die pauschalen Kosten je Verfahren betragen 4,51 €.
Schließlich wurde eine Kostenübersicht zusammengestellt, in der die zu erwartenden Gesamtkosten dargestellt werden. Diese belaufen sich auf ca. 25.000.- € /Jahr.
Bei einer Gegenstimme akzeptiert. Voraussichtlich soll noch in diesem Jahr die Überwachung des fließenden Verkehrs auch in Margetshöchheim eingeführt werden.

6. Sonstiges
Bei der Landtags- und Bezirkstagswahl erhalten die Wahlhelfer gemäß der Landeswahlordnung 40 € Erfrischungsgeld. Falls zusätzlich Volksentscheide stattfinden, erhöht sich der Betrag auf 45 €.




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VG-Sitzung am 5.12.17

niederschriftvg1217.pdf [140 KB]



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Abwasserzweckverbandssitzung 23.3.17

2.4.17:
Die Verbandsversammlung des Zweckverbands Abwasserbeseitigung "Maintal Würzburg" beschloss am 23.3.17 einstimmig den Haushaltsplan und die Haushaltssatzung. Hier einige wesentliche Informationen aus der Verbandsversammlung:
Die Verbandsumlagen berechnen sich aus dem Verhältnis der von den Mitgliedsgemeinden Veitshöchheim und Margetshöchheim in der Kläranlage angelieferten Abwassermengen. Von Bedeutung sind nicht nur die eigentlichen Schmutzwassermengen, die weitgehend der bezogenen Trinkwassermenge entsprechen. Entscheidend ist vor allem auch das sog. Fremdwasser. Das ist vor allem das Grundwasser, das in undichte Abwasserkanäle eindringt. Im Klartext bedeutet dies: Je mehr Fremdwasseranteile im Abwasser sind, desto größer ist der Anteil einer Gemeinde an den Kläranlagenkosten. Derzeit liegt der Margetshöchheimer Abwasseranteil bei etwa 20 %.
Da Veitshöchheim vor kurzem ein großes Abwasserleck schließen konnte, wird sich die Kostenverteilung zu Ungunsten von Margetshöchheim verschieben. Deshalb ist die Kanalsanierung besonders in Bereichen mit hohem Grundwasserstand sehr wichtig
.
Haushaltssatzung 2017
Die Verbandsumlagen werden wie folgt festgesetzt:
a) für allgemeinen Bedarf im Verhältnis der Abwassermengen Oktober 2015/September2016: insgesamt 812.600 €
Veitshöchheim 1. 322. 786/1.653.374: 650.123 €
Margetshöchheim 330. 588/1. 653. 374: 162.477,00 €

b) Investitionsumlage 364.000 €
davon Gemeinde Veitshöchheim 295.715 €
Gemeinde Margetshöchheim 68.285 €

Erfreulich ist, dass durch den Umbau der Belüftungstechnik in der Belebung mit einer Stromkosteneinsparung in Höhe von 18.500 € gerechnet werden kann.

2017 stehen mit der Ersatzbeschaffung des Blockheizkraftwerks (320.000 €) und der Erneuerung der speicherprogrammierbaren Steuerung (56.000 €) zwei wesentliche Investitionen an.



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Niederschrift SV-Sitzung 9.2.17

niederschriftsv9217.pdf [112 KB]



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Niederschrift SV-Sitzung 6.12.16

sv1216.pdf [176 KB]



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VG-Sitzung am 16.11.16

Beginn: 17 Uhr

Tagesordnung der öffentlichen Sitzung:

1 Jahresrechnung 2015
- Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen
- Feststellung der Jahresrechnung 2015 und Entlastung
vorlagevgemjahresre15.pdf [226 KB]
rechenschaftsberichtmitanlagen1.pdf [2.338 KB]
einstimmig genehmigt

2 Haushalt 2017
- Erlass der Haushaltssatzung
- Beschluss des Haushalts- und des Finanzplans
vorlagevgembeschluesse.pdf [44 KB]
Haushalt und Finanzplan wurden einstimmig beschlossen

3 Änderung des Umsatzsteuergesetzes - Beschluss zur Ausübung des
Wahlrechts und Weiteranwendung des bisherigen Rechts
vorlagevgemust.pdf [150 KB]
Die Option, das bisherige Recht bis 2020 weiter anzuwenden, wurde einstimmig beschlossen.

4 Informationen und Termine
Seit dem 1.11.16 werden die Standesamtsgeschäfte für Leinach von der VG Margetshöchheim mit erledigt.



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VG-Sitzung am 4.8.16

Auf der Grundlage der Vereinbarung mit der Gemeinde Leinach soll, wie bereits beschlossen, die Übertragung der Standesamtsaufgaben im Rahmen der Organleihe (kleine Übertragung) auf die Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim erfolgen. Als neues, geändertes Datum der Übertragung wurde der 01.10.2016 vereinbart.



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VG-Sitzung am 26.11.15

Tagesordnung

Öffentliche Sitzung
1 Jahresrechnung 2014 - Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen - Feststellung der Jahresrechnung 2014 und Entlastung
vorlagevgemhaushalt14.pdf [215 KB]
hhueberschreitungen2014miterlaeuterungen.pdf [156 KB]
Die Haushaltsüberschreitungen wurden einstimmig genehmigt.
rechenschaftsberichtmitanlagen.pdf [2.337 KB]
Der Rechenschaftsbericht wurde einstimmig beschlossen.

2 Haushalt 2016 Erlass der Haushaltssatzung und Beschluss des Haushalts- und des Finanzplans
vorlagevgemhaushalt16.pdf [43 KB]
Haushaltsplan und Finanzplan wurden einstimmig beschlossen

3 Antrag der Gemeinde Leinach auf Übertragung der Aufgaben des Standesamtes gem. Art. 2 AGPStG
vorlagevgemgl.pdf [107 KB]
antraggemeindeleinachstandesamt.pdf [76 KB]
Der kleinen Lösung bei der Verlagerung des Leinacher Standesamts nach Margetshöchheim wurde für vorerst 3 Jahre ohne Gegenstimme zugestimmt. Da die kleine Lösung jedoch mehr Arbeit bedeutet und z.B. zwei Siegel geführt werden müssen, soll die finanzielle Entschädigung durch die Gemeinde Leinach nachverhandelt werden.

4 Informationen und Termine



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VG-Sitzung am 15.12.14

Tagesordnung:
1 Jahresrechnung 2013 - Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen - Feststellung der Jahresrechnung 2013 und Entlastung
2 Haushalt 2015
3 Besetzung des Kassenprüfungsausschusses
4 Anschaffungen EDV
5 Beschaffung verschiedener Möblierungen für die Verwaltung
6 Ergänzung der Beleuchtung im Einwohnermeldeamt / Bürgerbüro
7 Informationen und Termine

Ergebnisse:
1 Jahresrechnung 2013
- Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen
- Feststellung der Jahresrechnung 2013 und Entlastung
jeweils einstimmige Zustimmung

2 Haushalt 2015
einstimmig gebilligt

3 Besetzung des Kassenprüfungsausschusses
Mit Beschluss vom 22.05.2014 wurden die Mitglieder des Kassenprüfungsausschusses und deren Vertreter bestellt. Zur Kassenprüfung am 08.10.2014 konnten aus beruflichen Gründen nur der Vorsitzende und vertretungsweise 2. Bgm. Etthöfer erscheinen.
Da diese Vertretung nicht durch den vorgenannten Beschluss gedeckt ist, ist eine Nachbestellung erforderlich.

2. Bgm. Etthöfer wurde einstimmig rückwirkend zum Beginn der Legislaturperiode zum weiteren Vertreter im Kassenprüfungsausschuss bestellt.

4 Anschaffungen EDV
a) Neubeschaffung von Bildschirmen für alle Arbeitsplätze
Die Anforderungen der in der Verwaltung genutzten Programme sind gestiegen. Um die Nutzung der Programme optimal und effizient gestalten zu können, ist es erforderlich, die vorhandenen 19 Zoll-Bildschirme durch 24 Zoll-Bildschirme bei allen Arbeitsplätzen zu ersetzen.
Bisher wurden noch keine Angebote eingeholt. Um die Kosten einschätzen zu können, wurde eine Preisrecherche im Internet durchgeführt. Diese Recherche hat ergeben, dass für die Anschaffung von 13 Bildschirmen Kosten in Höhe von ca. 2.600,00 € entstehen würden.

b) Anschaffung von Signaturpads für das Passamt
Um die Arbeit im Passamt zu rationalisieren und um Papier zu sparen, ist die Anschaffung von „Unterschrift-Pads„ für 3 Arbeitsplätze (2 in Margetshöchheim und 1 in Erlabrunn) im Passamt erforderlich. Hierzu wurde von der AKDB ein Angebot bzgl. des Moduls „Schnittstelle für OK-EWO„ und der Signatur-Pads eingeholt.
Zudem ist eine Umrüstung der bestehenden PCs erforderlich, da bei den bestehenden PCs die Anschlüsse nicht ausreichen.
Es gibt 2 verschiedene Varianten.
Bei Variante 1, „Kleine Lösung„, wird auf dem Pad nur der Bereich für die Unterschrift angezeigt. Der Bürger sieht auf dem Pad nicht, was er unterschreibt. Der Bürger sieht nur im Anschluss der Datenübertragung seine Unterschrift auf dem Dokument. Hier ist zudem ein zweiter Bildschirm für den Bürger erforderlich. Dies ist aber aufgrund der beengten Platzverhältnisse auf den Schreibtischen im Passamt schwierig umzusetzen.
Bei Variante 2, „Große Lösung„, wird auf dem Pad das gesamte Dokument, das der Bürger unterschreibt dargestellt. Der Bürger sieht, was er unterschreibt. Im Gegensatz zu Variante 1 ist bei dieser Variante kein zweiter Bildschirm erforderlich.
Bei beiden Varianten ist eine Nachrüstung der Grafikkarte erforderlich. Die Grafikkarte selbst ist im Preis der Pads enthalten. Der Einbau wird gesondert nach Aufwand berechnet.

1. Variante = „Kleine Lösung„
Einmalige Kosten:
Aufrüstung der PCs: ca. 50,00 € x 3 150,00 €
(Technikerkosten ohne Anfahrtskosten)
Kosten für 3 Pads incl. MwSt. : 445,06 € x 3 1.335,18 €
Gesamt ca. 1.500,-- €
2. Variante = „Große Lösung„:

Einmalige Kosten:
Aufrüstung der PCs: ca. 50,00 € x 3 150,00 €
(Technikerkosten ohne Anfahrtskosten)
Kosten für 3 Pads incl. MwSt. : 1.337,56 € € x 3 4.012,68 €
Gesamt ca. 4.200,-- €
Dazu
kämen jeweils laufende Kosten pro Jahr
Schnittstelle für das Singnaturpad in OK-EWO
0,06 € (netto) pro Einwohner und Jahr (5.000 Einwohner) 350,00 € p.a.
3. Standesamt – Erweiterung des Bearbeitungsprogramms Autista um das Modul „Elektronische Kommunikation„

Um die elektronische Bearbeitung von eingehenden elektronischen Nachrichten in das Programm „Autista„ erledigen zu können, ist es erforderlich, dass das Programm „Autista„ um das Modul „Autista-Elektronische-Kommunikation„ erweitert wird.
Für das erforderliche Modul entstehen pro Einwohner und Jahr Lizenzkosten in Höhe von 0,09 € (netto). Dies entspricht bei ca. 5.000 Einwohnern Kosten in Höhe von 535,00 € p.a.

Beschlussvorschlag:
1. Der Anschaffung von 13 neuen Bildschirmen wird zugestimmt. Der Auftrag ist an den wenigst nehmenden Anbieter zu vergeben.
einstimmig angenommen

2. Der Anschaffung der Signaturpads im Umfang der beschriebenen Variante 2 wird zugestimmt.
einstimmig angenommen

3. Der Anschaffung des Moduls „Autista-Elektronische-Kommunikation„ für das Programm Autista im Standesamt wird zugestimmt.
einstimmig angenommen

5 Beschaffung verschiedener Möblierungen für die Verwaltung

Ersatzbeschaffung 2 Bürostühle (ca. 1000,- €)
Sideboard Bürgerbüro (ca. 550,- €)
Sideboard mit Rolltür für das Bauamt (ca. 600,- €)
15 Besucherstühle für die Bereiche Bauamt, Flur im 1. OG, Vorzimmer usw. (ca. 2.700,- €): die Stühle sollen passend zu den Besucherstühlen im kleinen Sitzungssaal ausgewählt werden, damit bei Veranstaltungen ggf. die Stühle mit verwendet werden können.
Die Gesamtanschaffungen belaufen sich auf ca. 5.000,- €
einstimmig gebilligt

6 Ergänzung der Beleuchtung im Einwohnermeldeamt / Bürgerbüro
Sachverhalt:
Der Raum ist, trotz der Ergänzung mit Stehlampen, ungenügend ausgeleuchtet. Die Mitarbeiter beklagen sich des Öfteren über die schlechten Lichtverhältnisse.
Eine Ergänzung der Beleuchtung wurde daher mit dem Elektriker Herrn Raab besprochen und auf ca. 4.000,- € geschätzt.
Beschlussvorschlag:
Die Ergänzung der Beleuchtungsanlage im EWO und Bürgerbüro kann nach einer Angebotseinholung beauftragt werden
einstimmig angenommen



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VG-Sitzung am 28.11.2013, 16.30 Uhr

Tagesordnung:

1. Jahresrechnung 2012 - Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen
Feststellung und Entlastung
vorlagevgem.pdf [155 KB]
rechenschaftsbericht2012mitanlundhhueb.pdf [2.469 KB]
stromrathausvgem.pdf [687 KB]
jeweils einstimmig gebilligt

2. Haushalt 2014
Verwaltungshaushalt: Einnahmen u. Ausgaben: 892.000 € ( + 8,67 % mehr als im Vorjahr)
Zur Erhöhung tragen neben den Personalausgaben Mehrausgaben in den Bereichen Kassenversicherung, Rathaus (Bodenbelag Einwohnermeldeamt, Türschilder GEZ, Strom) und EDV bei.
Vermögenshaushalt: Einnahmen u. Ausgaben: 30.000 €
Die Höhe der Verwaltungsumlage für Margetshöchheim und Erlabrunn liegt bei 712.400 €, pro Einwohner bei 148,54 €.
einstimmig gebilligt

3. Verlängerung des Outsourcing-Vertrages AKDB mit Erweiterung der EDV-Ausstattung
vorlagevgemtop3.pdf [105 KB]
angebotakdbvermindert.pdf [81 KB]
einstimmig genehmigt

4. Nachgenehmigung der Beschaffungen für die Erneuerung der EDV-Ausstattung
vorlagevgemtop4.pdf [104 KB]
einstimmig nachgenehmigt, nachdem bereits vor der Anschaffung der Hardware alle Mitglieder per Email ihre Zustimmung gegeben haben

5. Informationen und Termine



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Erläuterungen zum Stromverbrauch im Rathaus

Für den stark schwankenden, aber insgesamt steigenden Stromverbrauch im Rathaus (siehe VG-Sitzung am 28.11.2013, 16.30 Uhr ) macht die Verwaltung 3 Umstände verantwortlich:
1. Durch das Klimagerät (seit 9/2011) im Serverraum ist ein Mehrverbrauch von 1.600 kWh/a entstanden.
2. Seit März 2013 ist das Blockheizkraftwerk defekt. Dadurch erfolgt keine Stromeinspeisung mehr. Der dadurch bedingte Mehrverbrauch liegt bei ca. 6.800 kWh/a.
3. Durch die Mitarbeiterfluktuation waren mehr oder weniger Arbeitsplätze im Rathaus besetzt.



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VG-Sitzung am 15.7.2013

Tagesordnung:

1. Kommunale Kassenversicherung
Die Bayerische Versicherungskammer als Träger der kommunalen Kassenversicherung rät zur Überprüfung der Versicherungssumme. Als Mindestversicherungssumme für Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften wird ein Betrag von 100.000 € empfohlen.

Unsere Versicherungssumme beträgt seit 1988 unverändert 20.451,68 € (vormals 40.000 DM). Sie war wohl damals schon sehr knapp bemessen und liegt derzeit damit fast 80 % unter der empfohlenen Mindestdeckung. Die Versicherungssumme sollte, insbesondere auch aufgrund der inzwischen deutlich gestiegenen Kosten und damit auch der Risiken, auf diese empfohlene Mindestdeckung angehoben werden.

Unser Versicherungsbeitrag für 2013 beträgt brutto 2.311,58 €. Für die empfohlene Mindestdeckungssumme würde der Beitrag nach vorliegendem Angebot 5.117,00 € brutto betragen.

Die Kommunale Kassenversicherung deckt nicht nur die Risiken der Gemeindekasse ab, wie evtl. der Name fälschlicherweise andeutet, sondern sie ist eine umfassende Vermögenseigenschadensversicherung. Auf die anliegenden Informationen wird insoweit verwiesen

Erhöhung auf 100.000 € einstimmig angenommen

2. Umstellung der Finanz-Software
Die bisher genutzten Programme der AKDB für das Finanzwesen laufen in absehbarer Zeit aus, so dass eine Umstellung auf die neuen Programme unausweichlich ist. Dies ist für die Finanzverwaltung mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden, da zum einen Datensätze überprüft, ggfs. ergänzt oder berichtigt werden müssen und andere Datensätze nicht übernommen werden können und daher neu zu erfassen sind.

Durch die Umstellung des Überweisungs- und Lastschriftverkehrs der Banken auf SEPA zum 01.02.2014 müssen zudem für alle Überweisungen IBAN und BIC neu erfasst werden. Diese Daten können ebenfalls nicht in das neue Finanzprogramm der AKDB übernommen und müssen dort neu erfasst werden.

Um zumindest diese Doppelerfassung zu ersparen, ist die Umstellung auf die neuen Programme für Anfang Februar 2014 vorgesehen. Aufgrund der Auslastung der AKDB kann die Umstellung im laufenden Jahr nicht mehr erfolgen. Die Umstellung 2014 ist erst nach Abschluss der Jahresrechnungen 2013 möglich, der erst Ende Januar erfolgen kann. Um den gewünschten Umstellungstermin erhalten zu können, wurde die Umstellung bereits beauftragt. Der Umstellungstermin könnte auf Wunsch jederzeit verschoben werden.

Die Umstellung auf die neuen Programme erfolgt im Rahmen des Vertrages mit der AKDB zu den bisherigen Konditionen, somit quasi kostenlos. Lediglich das neue Export-Tool, das für Auswertungen benötigt wird, schlägt mit 0,08 € je Einwohner und Jahr zu Buche. Jedoch sind die erforderlichen Einrichtungen vor Ort und Datenkonvertierungen etc. nach Zeitaufwand zu bezahlen. Der Aufwand wurde von der AKDB auf ca. 10.000 € geschätzt. Dazu sind für die Programmbedienung Schulungen erforderlich, die ca. 6.000 € kosten. Die Schulungen sollten auch vor der Umstellung, damit überwiegend im Herbst dieses Jahres erfolgen und können zu einer Haushaltsüberschreitung führen.

einstimmig gebilligt

3. Umbau Personalraum - Sachstand und Kostenerläuterung
Der ehemalige Putzraum wird als Personalraum, mit Küche, umgebaut. Die Arbeiten hierzu haben bereits begonnen.
Fast alle Aufträge für die Arbeiten am Personalraum wurden, auf Grund des raschen Baufortschrittes, bereits vergeben.
Die bisherige Kostenberechnung liegt bei 15.993,27 €.

einstimmig zur Kenntnis genommen

4. Einführung eines neuen Ratsinformationssystems "AKDB - Session", Living Data
Aufgrund der Tatsache, dass aus beiden Gemeinderäten immer wieder Kritik am Ratsinformationssystem "Kommune Aktiv" geäußert wurde und außerdem die Gemeinde Margetshöchheim die Gremienarbeit mit Tablet-PCs fördern möchte, haben wir uns um eine Software umgesehen, die den Ansprüchen besser gerecht werden würde. Hierzu liegt nun ein Preisangebot der Fa. "Living Data" bzw. ""AKDB" vor, welche ihr Produkt "Session" zum 50%igen Sonderpreis wegen möglichen Anbieterwechsels offeriert. Betrachtet man auf eine Nutzungsdauer von 10 Jahren das bisherige Programm "Kommune Aktiv" im Vergleich mit den Kosten von "Session" ergibt sich selbst unter Berücksichtigung der hohen Kosten der Erstinstallation (ca. 4.000.- €) kaum ein Kostenunterschied wegen der deutlich niedrigeren jährlichen Kosten.
"Session" ist jedoch erheblich umfangreicher und gewährleistet ohne Zusatzkosten die Trennung der jeweiligen Gemeinden und Gremien. Darüber hinaus ergeben sich durch automatisierte Voreinstellungen schnellere und einfachere Funktionen wie z.B. das Modul "Druckaufträge" zur umfassenden Vorinformation für Sitzungen oder verbesserte Darstellungen im Sitzungskalender, in der Darstellung der Sitzungsniederschriften und insbesondere auch in der Zukunft der "Gremienarbeit durch Ipads" durch zusätzliche "Mandatos" bzw. Mandatos - IPad-App".
Zur Fristwahrung wurde die bisher verwendete Software von "Kommune aktiv" vorsorglich zum 24.07.2013 gekündigt.

Die Einführung des neuen Ratsinformationssystems wurde einstimmig gebilligt.

5. Zusätzlich muss die EDV-Anlage aufgerüstet werden
Da die meisten PCs noch mit XP arbeiten und mittlerweile für die neue Software nur noch bedingt geeignet sind, müssen 10 PCs ausgetauscht werden. Außerdem müssen 15 Office-Pakete angeschafft werden.

Den Anschaffungen mit Gesamtkosten in Höhe von 16.200 € stimmte diem Gemeinschaftsversammlung einstimmig zu.



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VG-Sitzung am 9.6.2011

Die Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim beschloss die Ersatzbeschaffung eines neuen Servers mit zugehöriger Software zum Preis von 22.239,91 €. Da gelegentlich schon Probleme bei der Datensicherung aufgetreten waren, war die Neuanschaffung nötig.



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VG-Sitzung am 5.2.09

1. Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen und Feststellung der Jahresrechnung 2007
Der Gesamthaushalt 2007 lag erfreulicherweise gut 67.000 € unter dem Haushaltsplanansatz. Minderausgaben wurden u.a. erwirtschaftet in der Hauptverwaltung (17.318 €), in der Finanzverwaltung (10.225 €), bei den Einrichtungen für die gesamte Verwaltung (9.899 €) und im EDV-bereich (11.356 €).
einstimmig genehmigt

2. Hauhalt 2009
Der Verwaltungshaushaltsansatz erhöht sich gegenüber dem Vorjahr um 67.300 € (9,97 %).
Die Verbandsumlage erhöht sich je Einwohner von rund 108 € auf rund 117 €, was einer Steigerung von gut 8 % entspricht. Auch 2009 sollen 9.000 € an Schulden getilgt werden, so dass Ende 2009 mit einem Schuldenstand von 27.000 € zu rechnen ist.
einstimmig genehmigt

In nichtöffentlicher Sitzung wurde eine Teilzeitkraft zur Verstärkung des technischen Bauamts eingestellt. Die Entscheidung fiel nicht leicht, da fast alle Bewerber/innen sehr qualifiziert waren.



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Umweltausschuss am 24.1.

Der Umweltausschuss entschied, dass die Bäume an der Busendhaltestelle, die durch unsachgemäßen Schnitt nachhaltig geschädigt sind, durch neue Bäume ersetzt werden. Die Spitzahornbäume in der Falkenstraße sollen durch einen fachgerechten Schnitt wieder in Form gebracht werden.


 


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Schulverband 5.1.09

Nachdem die Zukunft der Margetshöchheimer Hauptschule auf dem Spiel steht, haben sich die Bürgermeister der Schulverbandsgemeinden erneut an den neuen Kultusminister gewandt.



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VG-Sitzung am 26.11.

Nachdem sich bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, der das Bauamt und den Kämmerer entlasten soll, Probleme ergeben haben, wurden die bisherigen Beschlüsse aufgehoben. Demnächst soll nun eine Teilzeitstelle zur Verstärkung des Bauamts ausgeschrieben werden.



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VG-Sitzung am 12.11.

1. In der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft am 12.11. wurde beschlossen, dass wegen der deutlich gestiegenen Materialkosten zum Informationsblatt der Verwaltungsgemeinschaft pro Seite ein geringer Zuschuss gezahlt wird. Bislang hatte der mit Satz und Druck des Gemeindeblatts beauftragte Margetshöchheimer Druckservice seine Arbeit ausschließlich mit den Anzeigen finanziert.

2. Im Bürgerbüro soll vor allem aus Datenschutzgründen eine Glastrennwand eingebaut werden.

3. In nichtöffentlicher Sitzung entschied die Gemeinschaftsversammlung über die Einstellung eines neuen Mitarbeiters, der das technische Bauamt und den Kämmerer entlasten soll.



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Verwaltung verstärkt sich

In der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft am 9.7. wurde mit deutlicher Mehrheit beschlossen, eine/n neue/n Mitarbeiter/in einzustellen, um die Bereiche Bau- und Finanzverwaltung zu unterstützen.
Außerdem wurde entschieden, wer demnächst als Auszubildende im Rathaus tätig sein wird.



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VG-Sitzung am 3.6.

1. Bei der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung stellten sich die Bewerber für die ausgeschriebene Ausbildungsstelle als Verwaltungsfachangestellte/r vor.
2. Für das Standesamt wurde die Anschaffung von Hardware und Software von jährlich 3500 bis 4500 € beschlossen. Der Anschluss an ein anderes Standesamt (z.B. Zell) wurde abgelehnt.
3. Für das Einwohnermeldeamt wurde die Anschaffung eines Laptops im Wert von knapp 1000 € beschlossen. Für den neuen Auszubildenen-Arbeitsplatz wurde die Anschaffung eines PC-Systems im Wert von 678 € beschlossen.
Der Vertrag mit der AKDB, die die kommunale Datenverarbeitung für die Gemeinde abwickelt, wurde für 5 Jahre verlängert, was jährlich 8,05 € pro Einwohner kostet.
4. Der Erwerb eines Farbkopierers wurde bis zur Klärung einiger Fragen zurückgestellt.
5. Das Gemeindeblalt, das bislang für die Gemeinden kostenneutral von einem Margetshöchheimer Druckservice abgewickelt wird, wird nach der Sommerpause wieder in einer Gesamtausgabe für Margetshöchheim und Erlabrunn erscheinen. Die dadurch entstehenden Mehrkosten sollen durch eine maßvolle Erhöhung der Annoncengebühren und einen finanziellen Anteil der Verwaltungsgemeinschaft abgedeckt werden.



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VG-Sitzung am 15.5.

Bei der Gemeinschaftsversammlung der VG am 15.5. wurden der Vorsitzende und sein Stellvertreter gewählt.
Vorsitzender wurde Bürgermeister Brohm; auf ihn entfielen 7 Stimmen, auf Bürgermeister Muth 1 Stimme.
Stellvertreter wurde mit 8 Stimmen der Erlabrunner Bürgermeister Muth.
Der Vorschlag, die monatliche Aufwandsentschädigung für den Vorsitzenden von 450 auf 500 € zu erhöhen, wurde mit 1 gegen 6 Stimmen abgelehnt.



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Schulverbandssitzung am 9.2.17

13.2.17: Am Donnerstag wurde bei der Schulverbandsversammlung einstimmig die Auftragsvergabe der Vorplanung eines Sanierungskonzeptes für das Gebäude der Verbandsschule beschlossen. Somit werden die Leistungsphasen 1 und 2 in Auftrag gegeben, bei denen auch eine bauliche Trennung in Grund- und Mittelschule geprüft werden soll für den Fall, dass nicht alle beteiligten Gemeinden (Margetshöchheim, Erlabrunn, Leinach, Zell) nach Ermittlung der Kosten eine Sanierung mittragen. Dies würde das Aus für den Schulverband bedeuten. Sobald die Kosten ermittelt sind, prüft die Regierung von Unterfranken zudem, ob ein Neubau kostengünstiger gegenüber einer Sanierung wäre, da nur 75 Prozent der Neubaukosten förderungsfähig sind.
Ein großes Problem stellt momentan der teilweise fehlende zweite Rettungsweg dar. So sind einzelne höher liegende Klassenzimmer nur von außen im Brandfall evakuierbar. Hier handelt es sich um klassische „Mausefallen“. Da die Margetshöchheimer Wehr bekanntlich über keine Drehleiter verfügt, wurde den Lehrkräften im Rahmen einer Schulung mitgeteilt, dass die Türen der betreffenden Klassenzimmer im Brandfall mit Jacken abgedichtet werden sollen, um die Rauchentwicklung zu vermindern. Da dies nicht die Lösung sein kann, hat die Verwaltung Angebote für die Anmietung von zwei Gerüsttürmen auf die Dauer von fünf Jahren eingeholt. Neben den eigentlichen Kosten von über 60000 Euro kämen noch die Erstellung eines Fundaments und der Einbau einer Rettungstür dazu. Bevor der Schulverband darüber entscheidet, soll zunächst noch die Stellungnahme des Kreisbrandrats eingeholt werden. Man wird wohl kaum an dieser kostenintensiven Lösung vorbeikommen, will man sich nicht den Vorwurf gefallen lassen, aus fiskalischen Gründen eine Katastrophe leichtfertig in Kauf zu nehmen. Selbst bei einer ideal verlaufenden Schulsanierung muss man realistisch davon ausgehen, dass diese innerhalb von fünf Jahren kaum abgeschlossen sein dürfte.



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